Literaturverwaltung

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Aktuelles – Analysen – Austausch zu Software und Services für die persönliche Literatur- und Wissensorganisation

Colwiz – collective wizdom made in Oxford

Für den neusten Softwareüberblick der TUM (erscheint Anfang Juli 2014 Update: ist am 1. Juli erschienen) war es an der Zeit, das kostenlose Literaturverwaltungsprogramm Colwiz genauer unter die Lupe zu nehmen. Gute Nachricht: es hat die Prüfung bestanden und wurde somit in die Liste der etablierten Programme des Überblicks aufgenommen. Diese Übersicht bietet einen ersten Eindruck über die Funktionalitäten von Colwiz:

  • Hersteller: Colwiz Pvt Ltd., ein Oxford University Startup
  • Sprache: Englisch
  • Softwareumfang: kostenlose Desktopversion für Windows, Mac & Linux sowie Webversion (2 GB Speicherplatz); Apps für iOS und Android
  • Installation: lange Installationsdauer der Desktopversion, da neben Java auch Adobe AIR als zusätzliche Softwarekomponente installiert werden muss
  • Erster Start: Die Software verlangt beim ersten Öffnen ein Login mit Facebook oder die Registrierung mittels UserID und Passwort, wobei der Nutzer den Terms of Service und der Privacy Policy von Colwiz zustimmen muss. Anschließend können durch eine ausgelöste Recherche in Google Scholar die eigenen Publikationen in Colwiz importiert werden. Sollte der Anwender zuvor ein anderes Literaturverwaltungsprogramm genutzt haben, muss dieses nur durch Klick auf einen Button ausgewählt werden, die Anmeldung im System erfolgen (falls erforderlich, z.B. beim getesteten Import von Zotero) und die Datenbank wird inkl. vorheriger Ordnerstruktur importiert. Dies kann je nach Größe der Datenbank entsprechend zeitaufwändig sein.
  • My Library: die Größe der eigenen Literaturdatenbank ist begrenzt auf 5000 Referenzen. Zu jeder Referenz können Dateien, Notizen und Links angehängt werden. Angehängte PDF-Dokumente lassen sich in einem integrierten PDF-Reader öffnen, der sehr viele Annotations- und Kommentarmöglichkeiten bietet sowie ein angenehmes Leseerlebnis schafft. Die Ansicht der Library kann abgeändert werden zwischen einer Listen- und Tabellenansicht, wobei letztere nicht angepasst werden kann. Die Filterung ist lediglich nach Dokumenttypen möglich und es ist nur eine einfache Suche ohne Boolsche Operatoren vorhanden, deren Eingaben nicht gespeichert werden können. In der eigenen Bibliothek kann eine Ordnerstruktur inkl. Unterordnern angelegt werden. Allerdings sind einzelne Referenzen nur umständlich mehreren Ordnern zuzuordnen. Zur Library lassen sich anschauliche Statistiken anzeigen, die einen Überblick über die eigene Datensammlung ermöglichen.
  • Import: Referenzen können manuell angelegt werden, wozu 12 Dokumenttypen zur Verfügung stehen. Dabei kann in das entsprechende Feld eine DOI, PubMed ID oder ArXiv ID eingetragen werden und die Metadaten werden automatisch importiert. Die Suche in Datenbanken aus der Software heraus ist für 30 voreingestellte Anbieter möglich, u.a. Google Scholar, PubMed, JSTOR, SpringerLink. Exporte aus Datenbanken in den Formaten BibTeX und RIS können importiert werden. Über ein Bookmarklet (Web-Importer) können Ergebnislisten von Recherchen in Datebanken oder Katalogen importiert werden. Allerdings lassen sich keine Screenshots von Websites anlegen. Dateien wie PDFs können durch den Import eines Ordners inkl. Unterordner importiert werden. Die vorher angelegte Struktur wird dabei beibehalten. Laut Herstellerangaben werden die Metadaten von PDFs extrahiert, durchsuchbar sind die Inhalte allerdings nicht. Noch im Beta-Stadium ist die Funktion, PDFs zu vorhandenen Referenzen abzurufen (hat im Test nicht funktioniert).
  • Kooperation: Referenzen der eigenen Library können mit Kollegen aus der Software heraus per E-Mail ausgetauscht werden, allerdings nur wenn sie auch angemeldete Nutzer sind. Der Austausch erfolgt vergleichbar mit Zotero, Mendeley etc. zusätzlich über eine Webanwendung: es können sowohl angelegte Ordner (Collections) geteilt und gemeinsam gepflegt, als auch Gruppen zur Zusammenarbeit und dem fachlichen Austausch unter Kollegen angelegt werden (inkl. Kalender und Aufgabenplanung). Zudem kann jeder Nutzer ein eigenes Forscherprofil erstellen. Je mehr Informationen er dabei über sich preisgibt, desto mehr Speicherplatz (bis insgesamt ca. 3GB) erhält er im Gegenzug. Colwiz bietet zusätzlich einen eigenen Cloudservice „Drive“, über welchen Volltexte ausgetauscht werden können.
  • Zitieren: über ein MS Word Plugin und Plugins für Open Office, Neo Office und Star Office können Zitate und Literaturlisten in über 7000 Zitierstilen (aus dem Zotero Style Repository) leicht eingefügt werden. Außerdem kann man einen automatischen LaTeX-Export definieren.
  • Export: der Export der eigenen Datenbank ist in den Formaten RIS, EndNote XML, Mod XML und BibTeX möglich.

Zusammenfassend bietet Colwiz viele nette Features, die sich an bestehenden Angeboten wie derer von beispielsweise Mendeley, Zotero oder Papers orientieren. Es möchte dabei besonders durch Social Software Funktionalitäten überzeugen. Allerdings müssen noch Abstriche in der Performanz des Systems gemacht werden, da es öfter zu Abstürzen der Software oder zur Überlastung der Server kommt. Optisch ist das System sehr übersichtlich und es ist relativ leicht, sich darin zurechtzufinden. Allerdings bleibt es fraglich, ob das Angebot kostenlos bleiben wird oder bald ebenfalls kostenpflichtige Erweiterungen des Speicherplatzes angeboten wird. Es ist auf jeden Fall lohnenswert, die Entwicklung von Colwiz im Auge zu behalten.

Jana Votteler

 

 

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Citavi, EndNote und Mendeley unter der Lupe – Kompatibilität von Literaturverwaltungsprogrammen geprüft

Im aktuellen Heft von B.I.T-Online ist jüngst ein Artikel erschienen, der sich schwerpunktmäßig mit dem Datenverlust bei der Übertragung bibliographischer Daten zwischen Literaturverwaltungsprogrammen beschäftigt:

Bravo Roger, F., & Völker, N. (2012). Gemeinsame Datenbank statt Ordner-Chaos : Möglichkeiten und Grenzen des Einsatzes von Literaturverwaltungssoftware in der Verbundforschung. B.I.T.online, 15(5), 461–464. URL: http://www.b-i-t-online.de/heft/2012-05/nachrichtenbeitrag-roger.pdf

Der Volltext ist (leider) nur AbonnentInnen zugänglich, so dass das Heft bzw. der Artikel selbst zur vollständigen Lektüre noch in der Bibliothek auf mich wartet. Das offensichtlich ganz frisch gelaunchte Weblog http://bibliotheksding.wordpress.com (die Urheberin oder der Urheber bedient sich einem Pseudonym, es schreibt „picus“) hat jedoch in einem Post vom 25. Oktober das im Journalartikel verwendete Schaubild eines Import-Export-Vergleichs zwischen Citavi, EndNote und Mendeley veröffentlicht und paraphrasiert (?) das Fazit des Praxistests:

Der Praxistest zeigte, dass sowohl Citavi als auch EndNote und Mendeley die Anforderungen an ein kollaborativ nutzbares Literaturverwaltungsprogramm grundsätzlich erfüllen. In regional verteilten Forschergruppen kann jedoch nicht davon ausgegangen werden, dass alle Beteiligten ihre Literatur mit ein und derselben Software verwalten. Deshalb stellte sich die Frage nach der Kompatibilität verschiedener Literaturverwaltungsprogramme untereinander. Allerdings musste erkannt werden, dass sich Literaturdateien, die mit verschiedenen Programmen erstellt wurden, zwar über die Ex- und Import-Funktionen der Programme grundsätzlich zusammenführen lassen.
Informationsverluste lassen sich dabei jedoch nicht vermeiden. Die getesteten Programme sind also nicht
vollständig untereinander kompatibel.

Dass die Kompatibilität der jew. Programme von der Qualität der Datenausgabe und Verarbeitung von Austauschformaten sowie vom Funktionieren eingebauter Synchronisationsmechanismen abhängen, ist natürlich nicht neu. Es lohnt sich, dies wiederholt zu prüfen. Da ist der Beitrag definitiv lobenswert. Auf dem ersten Blick sind aus meiner Sicht jedoch sowohl Programmauswahl (ausschließliche Beschränkung auf proprietäre Software) , der Test und die gezogenen Schlüsse diskutabel. Beispielsweise erscheint mir ein Ex- und Import von Mendeley zu Mendeley via E-Mail sehr unsinnig, vor allem wenn parallel dazu ein BibTeX-Austausch („Brückenformat“) offenbar als keine richtige Ex- und Importfunktion verstanden wird. (Gilt nur direkte Datensynchronisation?)

Matti Stöhr

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Papers – außen hui, innen…

Die niederländische Firma Mekentosj erfreut Mac Nutzer seit Anfang diesen Jahres mit „Papers 2 – your personal library of research„. Das Design erinnert sehr an das iTunes Interface – wodurch die Navigation durch Papers zu einem intuitiven Spaziergang wird!  Die Herkunft aus dem Bio.-Med. Sektor ist für die IVS-BM ein nettes Schmankerl. Doch lassen wir uns nicht blenden von schickem Aussehen – denn wir wissen alle, worauf es wirklich ankommt 😉

Die Intention von Papers war es, ein iTunes für PDFs zu sein. Zu dem Zeitpunkt der Entwicklung war die Verwaltung von PDF besonders auf dem Mac nicht leicht mit anderen Systemen zu bewerkstelligen – weshalb sich die damaligen PhDler an die Programmierarbeit machten. Mittlerweile ist die Konkurrenz zwischen den Anbietern und ihren Produkten immer größer geworden – und man schaut auch gerne etwas voneinander ab. Papers 2 bietet mit „Magic Manuscripts“ ein Feature für (nach eigener Aussage alle!) Textverarbeitungsprogramme an, wodurch sich Zitate und Bibliographien einfach generieren lassen. Die Output Styles basieren aber auf dem gleichen Repository wie bei Mendeley und Zotero auf github und lassen sich nicht einfach von Hand anpassen (vgl. EndNotes CWYW). Auch eine Funktion zum Zusammenarbeiten mit anderen Wissenschaftlern wird angeboten: Papers Livfe (sieht komisch aus – ist aber so^^). Allerdings lässt sich darin weder nach Personen, Themen oder Artikeln suchen. Und es ist uns noch nie gelungen, andere Personen per Mail zu einer privaten Gruppe einzuladen; immer kam der Hinweis, man solle sich bitte Papers herunterladen (obwohl das Programm bereits installiert war). Und nun zum schwerwiegendsten Problem: die integrierte Suchmöglichkeit in Papers. Wie bei allen Literaturverwaltungssystem, die die direkte Recherche aus dem System in Datenbanken, Bibliothekskatalogen und Suchmaschinen bieten, ist diese sehr abgespeckt. Es gibt nicht alle Suchfelder, Thesauri werden unterschlagen und von der Ergebniszahl und weiteren Einschränkungsmöglichkeiten ganz zu schweigen. Dazu kommt aber noch, dass Papers 2 eine Metasuche über mehrere Repositorien gleichzeitig basteln lässt, z.B. „ich will Google Scholar und Web of Science gemeinsam mit demselben Begriff durchsuchen“ – dass dabei nichts qualitativ Wertvolles herauskommt, kann sich jeder denken… Und die Notlösung des Imports von Referenzen mittels Austauschformaten wie BibTex funktioniert leider auch nur mit Datenverlust.

In der neuen Version Papers for Windows ist diese Metasuche übrigens noch nicht möglich. Dafür werden die 25 eingebauten Repositories derart präsent in dem System angezeigt, dass man sich schwer nicht verleiten lassen kann, Scopus direkt dort zu starten und nicht den Umweg über das Original zu gehen. Die obligatorische Windowsversion hapert noch an einigen weiteren Stellen, wie z.B. der Highlightingfunktion oder der Synchronisation mit mobilen Geräten. Außerdem sieht sie weit nicht so stylisch aus wie auf dem Mac 😉

Unser Fazit: Organisation von PDFs (in Collections, Smart Collections und Subcollections) funktioniert gut & leicht! Alles andere – ist ausbaufähig.

Und das war auch das interessante Ergebnis unserer nicht repräsentativen Umfrage unter den 20 Teilnehmern VOR unserer letzten Schulung zu Papers: sie wollen das System primär um ihre Papers (Research Papers, Reviews etc.) zu organisieren und das Interface soll einfach zu bedienen sein. Wünsche erfüllt: Papers kann das wunderbar! 🙂

Jana Votteler

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Literaturverwaltung und Linux

Tux, the Linux penguin

Tux via Wikipedia

Bisher ist in diesem Blog die Arbeit mit Literaturverwaltungsprogrammen auf dem Betriebssystem Linux leider und unendschuldbar deutlich zu kurz gekommen. Es ist ein leichtes dies zu ändern, wenn aus der Blogosphäre eine solche schöne Steilvorlage kommt wie die vom Freiburger Historiker (?) und KDE-Enthusiasten Gerrit Kruse.  Mit seinem frisch aufgesetzten Weblog WissTux – Wissenschaftliches Arbeiten auf dem Linux Desktop  stellt er nach eigener Aussage „Programme speziell für den Einsatz von Linux im geisteswissenschaftlichen Bereich“ vor und analysiert diese kritisch.  So nehmen in Kruses ersten Einträgen linuxkompatible bzw. plattformunabhängige Literaturverwaltungsprogramme, welchen er eine eigene Kategorie widmet, einen großen Raum ein. Sein erstes Fazit bei der überblicksartigen Vorstellung diverser Alternativen zu Citavi & Co. fällt jedoch ernüchternd aus:

Insgesamt gehört Literaturverwaltung noch nicht zu den Feldern, auf denen man guten Gewissens Linux empfehlen kann. Die Programme sind teilweise recht stabil und in Ordnung was den Funktionsumfang betrifft aber leider zeichnen sie sich nicht gerade durch Kontinuität aus. Wenn die Programme zwei Mal im Jahr eine neue Version rausbringen ist das schon positiv. Wie viele Beispiele belegen verschwinden sie auch schnell wieder im Nirvana. Wenn man umständlich Daten in das Programm eingepflegt hat ist das natürlich ein Desaster.  […]

In den kurz darauf folgenden kursorischen Einzelporträts ausgewählter Applikationen – z.Zt. sind es KBibTeX, (Daniel Lüdeckes) Zettelkasten, Zotero und JabRef – ist die Beurteilung deutlich differenzierter. Die Präferenz liegt dabei eindeutig bei Zotero, das jedoch bekanntlich keine Linux-Wurzeln hat…

Kurzum: Gerrit Kruse schließt mit seinem Weblog (alles Gute!) eine schmerzliche  Lücke in der Literaturverwaltungsanalyse, ist für die Lektüre wärmstens empfohlen sowie gleichzeitig Ansporn, sich der Linuxwelt zum Lieblingsthema auch hier stärker zu widmen..

Matti Stöhr

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