Colwiz – collective wizdom made in Oxford

Für den neusten Softwareüberblick der TUM (erscheint Anfang Juli 2014 Update: ist am 1. Juli erschienen) war es an der Zeit, das kostenlose Literaturverwaltungsprogramm Colwiz genauer unter die Lupe zu nehmen. Gute Nachricht: es hat die Prüfung bestanden und wurde somit in die Liste der etablierten Programme des Überblicks aufgenommen. Diese Übersicht bietet einen ersten Eindruck über die Funktionalitäten von Colwiz:

• Hersteller: Colwiz Pvt Ltd., ein Oxford University Startup
• Sprache: Englisch
• Softwareumfang: kostenlose Desktopversion für Windows, Mac & Linux sowie Webversion (2 GB Speicherplatz); Apps für iOS und Android
• Installation: lange Installationsdauer der Desktopversion, da neben Java auch Adobe AIR als zusätzliche Softwarekomponente installiert werden muss
• Erster Start: Die Software verlangt beim ersten Öffnen ein Login mit Facebook oder die Registrierung mittels UserID und Passwort, wobei der Nutzer den Terms of Service und der Privacy Policy von Colwiz zustimmen muss. Anschließend können durch eine ausgelöste Recherche in Google Scholar die eigenen Publikationen in Colwiz importiert werden. Sollte der Anwender zuvor ein anderes Literaturverwaltungsprogramm genutzt haben, muss dieses nur durch Klick auf einen Button ausgewählt werden, die Anmeldung im System erfolgen (falls erforderlich, z.B. beim getesteten Import von Zotero) und die Datenbank wird inkl. vorheriger Ordnerstruktur importiert. Dies kann je nach Größe der Datenbank entsprechend zeitaufwändig sein.
• My Library: die Größe der eigenen Literaturdatenbank ist begrenzt auf 5000 Referenzen. Zu jeder Referenz können Dateien, Notizen und Links angehängt werden. Angehängte PDF-Dokumente lassen sich in einem integrierten PDF-Reader öffnen, der sehr viele Annotations- und Kommentarmöglichkeiten bietet sowie ein angenehmes Leseerlebnis schafft. Die Ansicht der Library kann abgeändert werden zwischen einer Listen- und Tabellenansicht, wobei letztere nicht angepasst werden kann. Die Filterung ist lediglich nach Dokumenttypen möglich und es ist nur eine einfache Suche ohne Boolsche Operatoren vorhanden, deren Eingaben nicht gespeichert werden können. In der eigenen Bibliothek kann eine Ordnerstruktur inkl. Unterordnern angelegt werden. Allerdings sind einzelne Referenzen nur umständlich mehreren Ordnern zuzuordnen. Zur Library lassen sich anschauliche Statistiken anzeigen, die einen Überblick über die eigene Datensammlung ermöglichen.
• Import: Referenzen können manuell angelegt werden, wozu 12 Dokumenttypen zur Verfügung stehen. Dabei kann in das entsprechende Feld eine DOI, PubMed ID oder ArXiv ID eingetragen werden und die Metadaten werden automatisch importiert. Die Suche in Datenbanken aus der Software heraus ist für 30 voreingestellte Anbieter möglich, u.a. Google Scholar, PubMed, JSTOR, SpringerLink. Exporte aus Datenbanken in den Formaten BibTeX und RIS können importiert werden. Über ein Bookmarklet (Web-Importer) können Ergebnislisten von Recherchen in Datebanken oder Katalogen importiert werden. Allerdings lassen sich keine Screenshots von Websites anlegen. Dateien wie PDFs können durch den Import eines Ordners inkl. Unterordner importiert werden. Die vorher angelegte Struktur wird dabei beibehalten. Laut Herstellerangaben werden die Metadaten von PDFs extrahiert, durchsuchbar sind die Inhalte allerdings nicht. Noch im Beta-Stadium ist die Funktion, PDFs zu vorhandenen Referenzen abzurufen (hat im Test nicht funktioniert).
• Kooperation: Referenzen der eigenen Library können mit Kollegen aus der Software heraus per E-Mail ausgetauscht werden, allerdings nur wenn sie auch angemeldete Nutzer sind. Der Austausch erfolgt vergleichbar mit Zotero, Mendeley etc. zusätzlich über eine Webanwendung: es können sowohl angelegte Ordner (Collections) geteilt und gemeinsam gepflegt, als auch Gruppen zur Zusammenarbeit und dem fachlichen Austausch unter Kollegen angelegt werden (inkl. Kalender und Aufgabenplanung). Zudem kann jeder Nutzer ein eigenes Forscherprofil erstellen. Je mehr Informationen er dabei über sich preisgibt, desto mehr Speicherplatz (bis insgesamt ca. 3GB) erhält er im Gegenzug. Colwiz bietet zusätzlich einen eigenen Cloudservice „Drive“, über welchen Volltexte ausgetauscht werden können.
• Zitieren: über ein MS Word Plugin und Plugins für Open Office, Neo Office und Star Office können Zitate und Literaturlisten in über 7000 Zitierstilen (aus dem Zotero Style Repository) leicht eingefügt werden. Außerdem kann man einen automatischen LaTeX-Export definieren.
• Export: der Export der eigenen Datenbank ist in den Formaten RIS, EndNote XML, Mod XML und BibTeX möglich.

Zusammenfassend bietet Colwiz viele nette Features, die sich an bestehenden Angeboten wie derer von beispielsweise Mendeley, Zotero oder Papers orientieren. Es möchte dabei besonders durch Social Software Funktionalitäten überzeugen. Allerdings müssen noch Abstriche in der Performanz des Systems gemacht werden, da es öfter zu Abstürzen der Software oder zur Überlastung der Server kommt. Optisch ist das System sehr übersichtlich und es ist relativ leicht, sich darin zurechtzufinden. Allerdings bleibt es fraglich, ob das Angebot kostenlos bleiben wird oder bald ebenfalls kostenpflichtige Erweiterungen des Speicherplatzes angeboten wird. Es ist auf jeden Fall lohnenswert, die Entwicklung von Colwiz im Auge zu behalten.

Jana Votteler

 

 

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Literaturverwaltungsprogramme im Vergleich – 3. Aktualisierung (Juni 2013)

Der ursprünglich von Kollegen der UB Augsburg zusammengestellte Vergleich wurde nun zum 3. Mal aktualisiert (Stand: Juni 2013) und bietet einen Überblick über die verschiedenen Funktionen, die Bedienung und Lizenz-/Preismodelle von Literaturverwaltungsprogrammen. Betrachtet wurden darin folgende Anwendungen: Citavi, EndNote, JabRef, Mendeley, RefWorks und Zotero; außerdem zum ersten Mal auch Docear und Papers. Als neue Kategorie wurde unter anderem die Nutzung über mobile Endgeräte hinzugefügt.

Die Datei findet sich wie bisher unter:  http://mediatum.ub.tum.de/node?id=1108526

Die Autoren fördern die Nachnutzung des Dokuments und Interessierte können die Originaldaten von der Bibliothek der TUM erhalten.

Jana Votteler

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Literaturverwaltungsprogramme im Vergleich

Den umfassenden Überblick der TUM gibts jetzt auch auf Englisch und Französisch (nicht aktualisierte Version 2012)

Comparaison de programmes de gestion de références

Comparison of Reference Management Software

Jana Votteler

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Papers – außen hui, innen…

Die niederländische Firma Mekentosj erfreut Mac Nutzer seit Anfang diesen Jahres mit „Papers 2 – your personal library of research„. Das Design erinnert sehr an das iTunes Interface – wodurch die Navigation durch Papers zu einem intuitiven Spaziergang wird!  Die Herkunft aus dem Bio.-Med. Sektor ist für die IVS-BM ein nettes Schmankerl. Doch lassen wir uns nicht blenden von schickem Aussehen – denn wir wissen alle, worauf es wirklich ankommt 😉

Die Intention von Papers war es, ein iTunes für PDFs zu sein. Zu dem Zeitpunkt der Entwicklung war die Verwaltung von PDF besonders auf dem Mac nicht leicht mit anderen Systemen zu bewerkstelligen – weshalb sich die damaligen PhDler an die Programmierarbeit machten. Mittlerweile ist die Konkurrenz zwischen den Anbietern und ihren Produkten immer größer geworden – und man schaut auch gerne etwas voneinander ab. Papers 2 bietet mit „Magic Manuscripts“ ein Feature für (nach eigener Aussage alle!) Textverarbeitungsprogramme an, wodurch sich Zitate und Bibliographien einfach generieren lassen. Die Output Styles basieren aber auf dem gleichen Repository wie bei Mendeley und Zotero auf github und lassen sich nicht einfach von Hand anpassen (vgl. EndNotes CWYW). Auch eine Funktion zum Zusammenarbeiten mit anderen Wissenschaftlern wird angeboten: Papers Livfe (sieht komisch aus – ist aber so^^). Allerdings lässt sich darin weder nach Personen, Themen oder Artikeln suchen. Und es ist uns noch nie gelungen, andere Personen per Mail zu einer privaten Gruppe einzuladen; immer kam der Hinweis, man solle sich bitte Papers herunterladen (obwohl das Programm bereits installiert war). Und nun zum schwerwiegendsten Problem: die integrierte Suchmöglichkeit in Papers. Wie bei allen Literaturverwaltungssystem, die die direkte Recherche aus dem System in Datenbanken, Bibliothekskatalogen und Suchmaschinen bieten, ist diese sehr abgespeckt. Es gibt nicht alle Suchfelder, Thesauri werden unterschlagen und von der Ergebniszahl und weiteren Einschränkungsmöglichkeiten ganz zu schweigen. Dazu kommt aber noch, dass Papers 2 eine Metasuche über mehrere Repositorien gleichzeitig basteln lässt, z.B. „ich will Google Scholar und Web of Science gemeinsam mit demselben Begriff durchsuchen“ – dass dabei nichts qualitativ Wertvolles herauskommt, kann sich jeder denken… Und die Notlösung des Imports von Referenzen mittels Austauschformaten wie BibTex funktioniert leider auch nur mit Datenverlust.

In der neuen Version Papers for Windows ist diese Metasuche übrigens noch nicht möglich. Dafür werden die 25 eingebauten Repositories derart präsent in dem System angezeigt, dass man sich schwer nicht verleiten lassen kann, Scopus direkt dort zu starten und nicht den Umweg über das Original zu gehen. Die obligatorische Windowsversion hapert noch an einigen weiteren Stellen, wie z.B. der Highlightingfunktion oder der Synchronisation mit mobilen Geräten. Außerdem sieht sie weit nicht so stylisch aus wie auf dem Mac 😉

Unser Fazit: Organisation von PDFs (in Collections, Smart Collections und Subcollections) funktioniert gut & leicht! Alles andere – ist ausbaufähig.

Und das war auch das interessante Ergebnis unserer nicht repräsentativen Umfrage unter den 20 Teilnehmern VOR unserer letzten Schulung zu Papers: sie wollen das System primär um ihre Papers (Research Papers, Reviews etc.) zu organisieren und das Interface soll einfach zu bedienen sein. Wünsche erfüllt: Papers kann das wunderbar! 🙂

Jana Votteler

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Bibliogo

Seit Anfang diesen Jahres gibt es ein neues Tool zur webbasierten Literaturverwaltung – Bibliogo.

Systeme, die unabhängig von Ort, Zeit und Betriebssystem verwendet werden können, sind für internationale und weit gereiste Wissenschaftler besonders interessant. Grund genug für die Informationsvermittlungsstelle der Bio.-Med. Sektion (IVS-BM) der Max Planck Gesellschaft Bibliogo näher zu betrachten. Basierend auf den Eindrücken des Intellogist Blogs sind in folgendem Dokument unsere Erfahrungen – anhand der fünf Kriterien Import, Organization, Sharing, Output und Export – kurz dokumentiert: Bibliogo IVS-BM

Unser Fazit: die Intention der Hersteller scheint klar auf der Dokumentenlieferung zu liegen (Finden neuer Dokumente via RSS, einfaches Erwerben, etc.) – was auch ihr ursprüngliches Tätigkeitsgebiet ist! Da die Lizensierung von Fachzeitschriften und -datenbanken durch Bibliotheken von Universitäten und Forschungseinrichtungen diesen Schritt obsolet macht, bietet die Software aus unserer Sicht keinen Mehrwehrt in einer wissenschaftlichen Umgebung (zumal die Integration von OpenURL nur in der Premiumversion möglich ist). Zudem fehlt die für das Publizieren sehr wichtige Funktion der Weiterverarbeitung in einem Textverarbeitungsprogramm (es können nur fixe Literaturlisten erstellt werden). Außerdem ist das Interface anders aufgebaut als bei klassischen Literaturverwaltungsprogrammen, was die Nutzung weniger intuitiv macht – aber das ist Geschmacksache 😉

Demnach nehmen wir Bibliogo nicht in unsere Liste der empfohlenen und kontinuierlich evaluierten Literaturverwaltungssysteme auf.

Mein heutiger Versuch, mich wieder einzuloggen (was nur mittels eines bestehenden Accounts einer Web 2.0 Anwendung geht!) und mich über neue Artikelvorschläge via RSS zu freuen, wurde jäh vereitelt: es scheint technische Probleme zu geben und mein Account ist verschollen 😦

Jana Votteler

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