Literaturverwaltung

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Aktuelles – Analysen – Austausch zu Software und Services für die persönliche Literatur- und Wissensorganisation

Colwiz – collective wizdom made in Oxford

Für den neusten Softwareüberblick der TUM (erscheint Anfang Juli 2014 Update: ist am 1. Juli erschienen) war es an der Zeit, das kostenlose Literaturverwaltungsprogramm Colwiz genauer unter die Lupe zu nehmen. Gute Nachricht: es hat die Prüfung bestanden und wurde somit in die Liste der etablierten Programme des Überblicks aufgenommen. Diese Übersicht bietet einen ersten Eindruck über die Funktionalitäten von Colwiz:

  • Hersteller: Colwiz Pvt Ltd., ein Oxford University Startup
  • Sprache: Englisch
  • Softwareumfang: kostenlose Desktopversion für Windows, Mac & Linux sowie Webversion (2 GB Speicherplatz); Apps für iOS und Android
  • Installation: lange Installationsdauer der Desktopversion, da neben Java auch Adobe AIR als zusätzliche Softwarekomponente installiert werden muss
  • Erster Start: Die Software verlangt beim ersten Öffnen ein Login mit Facebook oder die Registrierung mittels UserID und Passwort, wobei der Nutzer den Terms of Service und der Privacy Policy von Colwiz zustimmen muss. Anschließend können durch eine ausgelöste Recherche in Google Scholar die eigenen Publikationen in Colwiz importiert werden. Sollte der Anwender zuvor ein anderes Literaturverwaltungsprogramm genutzt haben, muss dieses nur durch Klick auf einen Button ausgewählt werden, die Anmeldung im System erfolgen (falls erforderlich, z.B. beim getesteten Import von Zotero) und die Datenbank wird inkl. vorheriger Ordnerstruktur importiert. Dies kann je nach Größe der Datenbank entsprechend zeitaufwändig sein.
  • My Library: die Größe der eigenen Literaturdatenbank ist begrenzt auf 5000 Referenzen. Zu jeder Referenz können Dateien, Notizen und Links angehängt werden. Angehängte PDF-Dokumente lassen sich in einem integrierten PDF-Reader öffnen, der sehr viele Annotations- und Kommentarmöglichkeiten bietet sowie ein angenehmes Leseerlebnis schafft. Die Ansicht der Library kann abgeändert werden zwischen einer Listen- und Tabellenansicht, wobei letztere nicht angepasst werden kann. Die Filterung ist lediglich nach Dokumenttypen möglich und es ist nur eine einfache Suche ohne Boolsche Operatoren vorhanden, deren Eingaben nicht gespeichert werden können. In der eigenen Bibliothek kann eine Ordnerstruktur inkl. Unterordnern angelegt werden. Allerdings sind einzelne Referenzen nur umständlich mehreren Ordnern zuzuordnen. Zur Library lassen sich anschauliche Statistiken anzeigen, die einen Überblick über die eigene Datensammlung ermöglichen.
  • Import: Referenzen können manuell angelegt werden, wozu 12 Dokumenttypen zur Verfügung stehen. Dabei kann in das entsprechende Feld eine DOI, PubMed ID oder ArXiv ID eingetragen werden und die Metadaten werden automatisch importiert. Die Suche in Datenbanken aus der Software heraus ist für 30 voreingestellte Anbieter möglich, u.a. Google Scholar, PubMed, JSTOR, SpringerLink. Exporte aus Datenbanken in den Formaten BibTeX und RIS können importiert werden. Über ein Bookmarklet (Web-Importer) können Ergebnislisten von Recherchen in Datebanken oder Katalogen importiert werden. Allerdings lassen sich keine Screenshots von Websites anlegen. Dateien wie PDFs können durch den Import eines Ordners inkl. Unterordner importiert werden. Die vorher angelegte Struktur wird dabei beibehalten. Laut Herstellerangaben werden die Metadaten von PDFs extrahiert, durchsuchbar sind die Inhalte allerdings nicht. Noch im Beta-Stadium ist die Funktion, PDFs zu vorhandenen Referenzen abzurufen (hat im Test nicht funktioniert).
  • Kooperation: Referenzen der eigenen Library können mit Kollegen aus der Software heraus per E-Mail ausgetauscht werden, allerdings nur wenn sie auch angemeldete Nutzer sind. Der Austausch erfolgt vergleichbar mit Zotero, Mendeley etc. zusätzlich über eine Webanwendung: es können sowohl angelegte Ordner (Collections) geteilt und gemeinsam gepflegt, als auch Gruppen zur Zusammenarbeit und dem fachlichen Austausch unter Kollegen angelegt werden (inkl. Kalender und Aufgabenplanung). Zudem kann jeder Nutzer ein eigenes Forscherprofil erstellen. Je mehr Informationen er dabei über sich preisgibt, desto mehr Speicherplatz (bis insgesamt ca. 3GB) erhält er im Gegenzug. Colwiz bietet zusätzlich einen eigenen Cloudservice „Drive“, über welchen Volltexte ausgetauscht werden können.
  • Zitieren: über ein MS Word Plugin und Plugins für Open Office, Neo Office und Star Office können Zitate und Literaturlisten in über 7000 Zitierstilen (aus dem Zotero Style Repository) leicht eingefügt werden. Außerdem kann man einen automatischen LaTeX-Export definieren.
  • Export: der Export der eigenen Datenbank ist in den Formaten RIS, EndNote XML, Mod XML und BibTeX möglich.

Zusammenfassend bietet Colwiz viele nette Features, die sich an bestehenden Angeboten wie derer von beispielsweise Mendeley, Zotero oder Papers orientieren. Es möchte dabei besonders durch Social Software Funktionalitäten überzeugen. Allerdings müssen noch Abstriche in der Performanz des Systems gemacht werden, da es öfter zu Abstürzen der Software oder zur Überlastung der Server kommt. Optisch ist das System sehr übersichtlich und es ist relativ leicht, sich darin zurechtzufinden. Allerdings bleibt es fraglich, ob das Angebot kostenlos bleiben wird oder bald ebenfalls kostenpflichtige Erweiterungen des Speicherplatzes angeboten wird. Es ist auf jeden Fall lohnenswert, die Entwicklung von Colwiz im Auge zu behalten.

Jana Votteler

 

 

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