Wozu braucht man Docear? Argumente aus der Entwicklerperspektive

In den letzten Monaten haben wir immer mal wieder kurz über Docear berichtet oder in diversen Zusammenhängen erwähnt – u.a. wurde Docear in der 3. Aktualisierung des populären Münchener Vergleichs von Literaturverwaltungsprogrammen mitberücksichtigt. Bisher kam es jedoch nicht dazu ein ausführliches Review zu einem der jüngeren – die Alpha Version ist bereits Ende 2011 erschienen –  möglichen Alternativen zu den etablierten Literaturverwaltungsprogrammen zu veröffentlichen. Die Software ist Open-Source, für Windows, Linux und Mac erhältlich, und verfolgt einen ganz eigenen Ansatz zur Literaturverwaltung, der sich deutlich von den Ansätzen anderer Produkte unterscheidet, insbesondere was die Benutzeroberfläche betrifft. Vor fast einem Monat hat das Docear-Team die stabile Version 1.0 veröffentlicht und es ist höchste Zeit für eine ausführliche Betrachtung und Diskussion der Software, nicht zuletzt im Hinblick auf eine etwaigige aktive Unterstützung von Nutzern durch Bibliotheken und andere Informationsdienstleister.  Zum Auftakt stellt Jöran Beel – einem der drei Entwickler von Docear – in einem Gastbeitrag das grundlegende Konzept und die wichtigsten Features vor. Das geschieht in direktem Vergleich bzw. in Abgrenzung von den Konkurrenten, interessant vor allem die geäußerte Vorstellung der verschiedenen Tool-Generationen.  (Vergleiche wurden vor in den letzten Wochen und Monaten  in mehreren Beiträgen im Produkt-Blog von Docear thematisiert, zuletzt in einer kleinen statistischen Studie zur Popularität diverser Tools anhand von Google Trends & Co.) Dabei geht er ebenso auf  Nachteile und Probleme des u.a. mit Hilfe von öffentlichen Fördergeldern an den Unis von Magdeburg und Berkeley sowie auf technischer Basis von Freeplane und JabRef betriebenen Softwareprojekts ein. Der Beitrag bietet an dieser Stelle die Möglichkeit von Docear genauer Kenntnis zu nehmen und natürlich über die Kommentarfunktion nachzufragen, eigene Testeindrücke wiederzugeben, kurzum: über Docear und seine (potentielle) Stellung im Literaturverwaltungsmarkt zu diskutieren. (Matti Stöhr)

Docear – die dritte Literaturverwaltungsgeneration

von Jöran Beel, Docear

„Wozu braucht man Docear? Es gibt doch schon über 30 Software-Tools zur Referenz- und Literaturverwaltung!“ Diesen Satz höre ich oft wenn ich erzähle, dass ich, zusammen mit zwei Freunden, eine Software zur Literaturverwaltung entwickle. In solchen Situationen fange ich dann an von Docears Besonderheiten zu erzählen. Ich erzähle von Docears besonderer Nutzeroberfläche, die es erlaubt PDFs und Notizen effektiver zu verwalten als mit anderen Referenzmanagern. Ich erzähle von der integrierten Mind-Mapping Anwendung, mit der Docears Nutzer ihre eigenen wissenschaftlichen Arbeiten entwerfen, und dabei sehr einfach auf ihre PDFs, Notizen und auch Referenzen zugreifen. Und ich erzähle von Docears Empfehlungsdienst, der aus über 2 Millionen wissenschaftlichen Artikeln in Docears Datenbank die empfiehlt, die relevant für den jeweiligen Nutzer sind.

Die wenigsten zweifeln dann noch, dass es einem Bedarf für eine weitere Literaturverwaltungssoftware gibt. Viele probieren Docear aus, viele sind begeistert, manche finden Docear zu komplex, manchen fehlen bestimmte Funktionen. Zotero Nutzer bemängeln beispielsweise oft Docears fehlenden Web-Importer. Mendeley Nutzer wünschen sich eine bessere Metadatenextraktion aus PDF Dateien. Eine solche gibt es zwar in Docear aber sie ist, zugegeben, nicht so komfortabel und gut wie die von Mendeley. Ein Add-On für LibreOffice ist derzeit auch noch nicht verfügbar (aber in Planung). Die Web-Version von Docear ist bisher sehr schlicht, und Mobile Apps gibt es gar nicht. Wer eine komfortable Lösung zur Kooperation möchte (Dateisynchronisierung, private Gruppen, …), und bereit ist dafür zu zahlen, wird bei Docear ebenfalls enttäuscht und sollte sich  besser die Angebote von Zotero, Mendeley, etc. anschauen. Dafür kann man Docears Daten mit Tools wie Dropbox synchronisieren, etwas das bei Mendeley und Zotero schwierig ist.

Wer jedoch primär Wert darauf legt, eine besonders effektive Lösung zum Verwalten seiner PDFs und vor allem Notizen zu haben, und diese in seinen eigenen Entwürfen einfach wiederverwenden möchte, der sollte sich auf jeden Fall Docear einmal näher anschauen und weiterlesen.

Docears „Single-Section“ Nutzeroberfläche

Docear hat eine besondere Nutzeroberfläche. Bevor ich auf die Vorteile eingehe, werfen wir einen kurzen Blick darauf, wie die bisherigen Tools üblicherweise aussehen.

1. Generation von Literaturverwaltungssoftware

Klassische Literaturverwaltungssoftware wie JabRef oder Endnote haben eine dreiteilige Nutzeroberfläche. In dieser erstellen die Nutzer Kategorien, denen sie anschließend ihre Dokumente zuordnen (1). Die Hauptansicht ist eine Tabelle, die alle Dokumente einer Kategorie auflistet (2). Optional erstellen Anwender zu jedem eingetragenen Dokument eine Notiz, in der sie die wichtigen Informationen des Dokumentes zusammenfassen (3). Wir denken, dass dieser Ansatz nicht ideal ist. Denn, wenn Nutzer eine Information wiederfinden möchten, müssen sie sich zuerst an die Kategorie erinnern, zu der die Information gehört. Falls sie sich an die Kategorie erinnern, müssen sie sich erinnern, in welchem Dokument der Kategorie die Information steht. Erinnern sie sich nicht, müssen sie jedes Dokument der Kategorie einzeln auswählen und die jeweilige Notiz lesen. Beinhaltet eine Kategorie sehr viele Dokumente, oder sind die Notizen sehr umfangreich, ist dies ein zeitraubender Prozess. Auch wenn das richtige Dokument gefunden ist, wissen die Nutzer zwar, dass das Dokument die Information enthält, aber nicht auf welcher Seite. Den Nutzern bleibt also nichts anderes übrig als das Dokument zu öffnen und nach der Information zu durchsuchen.

2. Generation von Literaturverwaltungssoftware

Die 2. Generation von Literaturverwaltungssoftware geht einen Schritt weiter. Software wie Mendeley bietet ebenfalls Kategorien (1), eine Tabellenansicht (2) und ein Notizfeld pro Dokument (3). Neu ist ein integrierter PDF Editor, der es Nutzern ermöglicht, Notizen direkt in PDF Dateien zu erzeugen. Die Notizen eines PDFs zeigt Mendeley in einem vierten Fenster an (4). Dieses Konzept hat den Vorteil, dass Nutzer nicht alle Information eines Dokumentes in einer Notiz zusammenfassen, sondern jede Information in einer einzelnen Notiz speichern. Klickt der Nutzer in Mendeley auf eine solche Notiz, öffnet sich das PDF auf der entsprechenden Seite. Der Vorteil von z.B. Mendeley gegenüber JabRef ist also, dass Notizen übersichtlicher dargestellt werden, und der Anwender nicht mühevoll das PDF nach der richtigen Seite durchsuchen muss, da diese direkt mit der Notiz verknüpft ist.

Zwei Probleme bleiben bei diesem Ansatz bestehen. Erstens müssen Nutzer sich immer noch durch alle Dokumente einer Kategorie klicken, um die gesuchte Notiz zu finden. Zweitens enthalten Dokumente oftmals Informationen, die nicht in ihre eigentliche Kategorie passen. Beispielsweise enthält das Dokument ‚Academic search engine spam and Google Scholar’s resilience against it‘ die Information, dass Google Scholar 4.530 PowerPoint Präsentationen indexiert hat (siehe obiges Bild). Diese Notiz hat nichts mit der eigentlichen Kategorie des Dokuments – Spam in Suchmaschinen – zu tun. Ein Nutzer, der sich daran erinnert, dass Google Scholar auch PowerPoint Folien indexiert, würde wohl kaum in der Kategorie „Spam“ nach dieser Information suchen. Er müsste also alle möglichen Kategorien und Dokumente nach der gewünschten Notiz durchsuchen.

3. Generation von Literaturverwaltungssoftware

Wir bezeichnen Docear als eine neue – die dritte – Generation von Literaturverwaltungssoftware, auf Grund der „Single-Section“ Nutzeroberfläche, also einer Nutzeroberfläche in der Kategorien, Dokumente und Notizen in einem Fenster sichtbar sind. Mit diesem Konzept haben die Anwender alle Notizen aller Dokumente einer oder mehrerer Kategorien erfasst, ohne zwischen Dokumenten oder Kategorien wechseln zu müssen. Auf Wunsch lassen sich einzelne Kategorien, Dokumente und Notizen ausblenden um den Überblick zu behalten (in dem Screenshot durch kleine Kreise an den Knotenenden dargestellt).  Die Notizen in den PDF Dateien erstellen Nutzer übrigens mit ihrem bevorzugten PDF Editor (z.B. Adobe Reader, Foxit Reader, PDFX-Change Viewer, …).

Außerdem verschieben die Nutzer einzelne Notizen in beliebige Kategorien, unabhängig vom zugehörigen Dokument. Auf diese Weise ist jede Notiz in der offensichtlichsten Kategorie gespeichert, was das Wiederfinden natürlich deutlich vereinfacht. Im oben erwähnten Beispiel könnte die Notiz über Google Scholar und die PowerPoint Präsentationen direkt in die Google Scholar Kategorie verschoben werden (siehe Screenshot). Wie bei Mendeley öffnet ein Klick auf die Notiz das PDF auf der richtigen Seite, sodass die Nutzer weitere Details nachlesen können.

Zu guter Letzt ermöglicht Docears Nutzeroberfläche das Erstellen von verschiedenen Kategorien für Notizen innerhalb eines PDFs. So können Notizen eines PDFs beispielsweise den Kategorien „Methodik“ oder „Ergebnisse“ zugeordnet werden. Damit sind die entsprechenden Informationen besser strukturiert und können einfacher wiedergefunden werden. Im Vergleich zu dem klassischen Konzept, bei dem alle Notizen eines PDFs in einer Liste angezeigt werden, ist dieser Ansatz deutlich übersichtlicher.

Zusammengefasst bietet Docears Single-Section Nutzeroberfläche drei Vorteile.

1. Docear stellt Kategorien, Dokumente und Notizen in einem Fenster und somit übersichtlicher dar.
2. Docear ermöglicht das Einsortieren von Notizen, die in PDFs erstellt wurden, in beliebige Kategorien, auch wenn das PDF selbst in einer anderen Kategorie ist.
3. Docear ermöglicht das Erstellen von Kategorien innerhalb eines PDFs, um die Notizen eines PDFs übersichtlicher zu ordnen.

Natürlich gibt es auch noch gänzlich andere Methoden um Informationen wiederzufinden, beispielsweise Social Tagging oder Volltextsuche. Diese Methoden sind jedoch komplementär und werten sowohl den klassischen als auch den neuen Ansatz von Docear auf. Bei dem vorgenommenen Vergleich haben wir uns auf die Kernkonzepte der jeweiligen Tools konzentriert – also die offensichtliche Benutzeroberfläche die die Nutzer primär verwenden.

Docears ‚Literature Suite‘ Ansatz

Mit Docear verfolgen wir einen ‚Suite‘ Ansatz der – ähnlich wie bei Microsoft Office – mehrere Anwendungen in einem Programm vereint. Kernkomponente des Suite-Ansatzes ist die integrierte Mind-Mapping Anwendung. Diese erlaubt das Entwerfen eigener wissenschaftlicher Arbeiten basierend auf den Dokumenten und Notizen die die Anwender bereits verwalten. Der Screenshot zeigt ein Beispiel eines solchen Entwurfs. Der Wurzelknoten enthält den Titel der späteren wissenschaftlichen Arbeit. Die erste Ebene der Mind-Map enthält die späteren Kapitel. Dann folgen die einzelnen Sätze. Die Besonderheit liegt darin, dass Anwender ihre Notizen in ihren Entwurf kopieren können und so ihre komplette Arbeit samt Referenzen in Docear entwerfen, inklusive Grafiken, Formatierungen, Formeln, und vielem mehr. Dies ist ein enormer Vorteil gegenüber anderen Tools, denn dort ist nach dem Organisieren der Notizen in der Regel Schluss. Zwar gibt es auch andere Tools die das Erstellen von Mind Maps ermöglichen (z.b. Citavi), aber, soweit wir wissen, kann man dort nicht seine Referenzen oder Notizen in die Mind Maps kopieren, Bilder einfügen, Formeln erstellen, etc.

Nachdem die Anwender ihre wissenschaftliche Arbeit in Docear entworfen haben, unterstützt Docear sie beim finalen Schreiben in Microsoft Word. Dort wählen sie mit Docear4Word einen von über 1700 Zitierstilen aus, in welchem Zitate bzw. Bibliographien automatisch formatiert werden. Docear4Word setzt dabei auf die Citation Style Language, die gleiche die auch Zotero, Mendeley, Papers, und viele andere verwenden. Docear4Word ist übrigens auch für diejenigen interessant die nicht mit Docear aber mit BibTeX arbeiten. Docear4Word kann nämlich mit allen BibTeX Dateien umgehen. Das heißt, auch wenn jemand beispielsweise JabRef verwendet, kann er mit Docear4Word seine Referenzen in Word einfügen und formatieren.

 

Docears Empfehlungsdienst

Einer der Gründe warum ich begann Docear zu entwickeln war, dass ich eine Plattform brauchte um im Rahmen meiner Doktorarbeit einen akademischen Empfehlungsdienst zu entwickeln. Mittlerweile haben wir ein System entwickelt, das analysiert welche Paper die Anwender lesen und woran sie gerade arbeiten um dann passende wissenschaftliche Artikel zu empfehlen. Die Empfehlungen stammen aus Docears Digitaler Bibliothek mit über 2 Millionen wissenschaftlichen Artikeln, die frei verfügbar sind im Web. Das heißt, alle empfohlenen Artikel können direkt und kostenlos heruntergeladen werden. Der Empfehlungsdienst ist vielleicht nicht so einzigartig wie die anderen beiden Alleinstellungsmerkmale, aber trotzdem eine große Hilfe.

Und sonst?

Es gibt noch viele weitere Features die Docear bietet (z.B. kostenloses Online-Backup) und viele Features die Docear nicht bietet (einige habe ich ja bereits oben aufgeführt).  Einen Aspekt möchte ich aber noch hervorheben. Wir bemühen uns bei Docear so ‚offen‘ wie möglich zu sein. Das heißt, wir veröffentlichen Docear als Open-Source, und Docear speichert alle Daten in Standardformaten (BibTeX, XML, PDF). Entsprechend einfach ist es die Daten mit einer anderen Software zu nutzen (Docear kann beispielsweise mit Zotero und Mendeley zusammen genutzt werden). Leider ist es nicht selbstverständlich, dass Daten in Standardformaten gespeichert werden. Beispielsweise speichert Mendeley PDF-Notizen in einem proprietären Format. Es ist also nicht möglich, als Mendeley Nutzer, eben mal schnell ein PDF inklusive Notizen an einen Kollegen zu schicken. Selbst der PDF-Export von Mendeley exportiert Notizen nicht im PDF Standardformat, sodass Notizen die in Mendeley erstellt werden, nicht mit anderen Programmen genutzt werden können (Lock-in Effekt).

Außerdem gibt Docear seinen Anwendern die volle Kontrolle über ihre Daten. Darunter verstehen wir, dass wir die Nutzer nicht zwingen sich zu registrieren und ihre Daten bei uns zu speichern (obwohl wir es begrüßen wenn sich unsere Anwender registrieren und es für das Nutzen der Online-Services systembedingt auch nötig ist). Wer möchte, kann Docear als ganz „normale“ Software nutzen, ohne dass er seine Daten an Docear übertragen oder in der Cloud speichern muss. Wir halten dies für sehr wichtig, da die Vorbehalte gegenüber der Cloud immer größer werden und erste Unternehmen anfangen Cloud-Dienste wie Dropbox aus ihrem Unternehmen zu verbannen. Wir sehen die Möglichkeit, dass auch einige Arbeitsgruppen oder ganze Universitäten zukünftig verbieten Literaturverwaltungssoftware zu nutzen die alle sensiblen Daten in der Cloud speichert.

Abschließend sei gesagt, dass ich mich freuen würde, wenn dieser Beitrag den ein oder anderen neugierig auf Docear gemacht hat. Ich kann nicht versprechen, dass Docear die beste Lösung für alle ist. Aber ich kann garantieren, dass Docear wirklich besonders ist, und nicht wenige die Docear zuvor Mendeley, Zotero, Citavi, etc. genutzt haben.

Docear kann auf unserer Website www.docear.org heruntergeladen werden. Dort gibt es auch Video welches Docear genauer vorstellt, und viele weitere Informationen.

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